Una temporada entera, de la primera consulta a la reseña.
Esta guía explica cómo administrar cabañas turísticas en un complejo chico o mediano: el calendario del año, la seña y el saldo, la limpieza y la ropa blanca, el check-in y lo que el dueño tiene que mirar cada semana. Sirve con cuaderno, con planilla o con software.
Qué hacer en cada época
En la costa y las sierras, la temporada alta es el verano; en la cordillera suele haber dos picos, verano e invierno. Ajustá los meses a tu zona.
- Ago – sep
Precios y política
Definí las tarifas de temporada alta, baja y fines de semana largos, el porcentaje de seña y la política de cancelación. Publicalos antes de que lleguen las consultas de verano.
Planificación - Oct – nov
Mantenimiento y reservas
Arreglos de antes de la temporada: pintura, calefactores, colchones, parrilla. Mientras tanto entran las reservas de enero y febrero, cada una con su seña.
Preparación - Dic – feb
Temporada alta
Recambios diarios o de sábado a sábado, limpieza contra reloj y control de saldos. El orden de la grilla vale más que nunca.
Temporada - Mar – abr
Semana Santa y otoño
Fines de semana largos y escapadas cortas. Buen momento para leer las encuestas del verano y corregir lo que se repite.
Media temporada - May – jun
Temporada baja
Arreglos grandes, inventario de ropa blanca y vajilla, revisión de proveedores. Algunas cabañas pueden quedar bloqueadas por obra.
Baja - Jul
Vacaciones de invierno
Segundo pico en la cordillera y en las sierras. Leña, calefacción y ropa de cama extra.
Invierno
Seña, saldo y extras
El circuito de la seña
- Llega la consulta: anotala en la grilla como provisoria, con fecha límite para la seña.
- Mandá el pedido de seña junto con la política de cancelación. El link de pago de Mercado Pago es lo más rápido; lo explicamos en cómo cobrar la seña con Mercado Pago.
- Entra la seña: confirmá la reserva, mandá el recibo y anotá el saldo.
- Unos días antes de la llegada, recordale al huésped el saldo, la hora de entrada y cómo llegar.
- Al check-out, cobrá el saldo y los extras, y cerrá la cuenta con recibo.
Si todavía no tenés una política escrita, armala con la herramienta de política de seña y cancelación.
Extras
Leña, canasta de desayuno, quincho, ropa de cama extra, mascotas, salida tarde: definí el precio de cada uno antes de la temporada y anotalo en la cuenta de la cabaña en el momento, no al final de la estadía.
Pesos y dólares
Si cotizás en dólares, llevá esas reservas aparte de las que están en pesos y no sumes las dos monedas a fin de mes.
Limpieza, ropa blanca y mantenimiento
La lista de salidas es la lista de trabajo
Cada mañana, quien limpia necesita saber qué cabañas se liberan, cuáles tienen llegada ese mismo día y cuáles solo necesitan un repaso. Ordená el trabajo empezando por las cabañas con llegada temprana.
Una lista de control por cabaña
- Ropa de cama y toallas cambiadas
- Baño, cocina y heladera limpios; vajilla completa
- Calefacción, agua caliente y luces funcionando
- Leña repuesta, si la incluís
- Inventario: control remoto, utensilios, mantas
- Lo roto o faltante, anotado para mantenimiento
Ropa blanca
Una regla práctica es tener tres juegos por cama: uno puesto, uno en el lavadero y uno guardado. Contalos al empezar y al terminar la temporada.
El estado de cada cabaña
Sirve que cada cabaña tenga un estado visible: sucia, en limpieza, limpia y revisada. El encargado entrega la llave recién cuando está revisada.
Mantenimiento
Lo urgente se arregla entre estadías; lo grande, en temporada baja. Si una cabaña queda fuera de servicio, bloqueala en la grilla las fechas que dure el arreglo para que nadie la venda.
Check-in, check-out, normas y reseñas
Antes de llegar
Mandá un mensaje dos o tres días antes con la ubicación, cómo llegar, la hora de entrada, el saldo pendiente y qué incluye la cabaña. Evita buena parte de las llamadas del día de llegada.
Check-in y check-out
Fijá horarios y escribilos, por ejemplo entrada desde las 15 y salida hasta las 10, con tiempo para limpiar en el medio. Al entregar la llave, recorré la cabaña con el huésped y mostrale la calefacción, el agua caliente y la parrilla.
Normas de la casa
Ruido, mascotas, cantidad de personas, uso del quincho y de la pileta, fogones. Que estén por escrito en la cabaña y en el mensaje previo, no solo en la cabeza del encargado.
Después de la estadía
Un mensaje de agradecimiento con una encuesta corta y el link para dejar reseña, uno o dos días después de la salida. Respondé las reseñas, también las malas.
Roles y lo que el dueño mira cada semana
Quién hace qué
| Rol | Responsable de |
|---|---|
| Dueño | Precios, política de seña, números de la semana |
| Encargado | Reservas, señas, check-in y check-out, proveedores |
| Mucama o personal de limpieza | Recambios, ropa blanca, estado de cada cabaña |
| Mantenimiento | Arreglos entre estadías y obras de temporada baja |
En un complejo chico, una persona puede tener varios roles. Lo importante es que cada tarea tenga un nombre.
Los números de cada semana
- Ocupación por cabaña y del complejo: noches ocupadas sobre noches disponibles.
- Ingresos por moneda, pesos y dólares por separado.
- Saldos pendientes de las próximas llegadas.
- Señas vencidas que no entraron.
- Reseñas y quejas de la semana.
Con una planilla, estos números salen de la lista de reservas; nuestra planilla de reservas gratis ya calcula la ocupación de cada mes.
Cuándo sumar un software
Un cuaderno alcanza para dos o tres cabañas con pocas reservas. Una planilla, para algunas más. Conviene pasar a un sistema cuando:
- hay más de una persona cargando reservas,
- se te escapa una seña o un saldo por temporada,
- quien limpia depende de que alguien le pase la lista,
- los extras se anotan en otro lado o no se anotan,
- cotizás en pesos y en dólares y los números no cierran.
Malvavisco es un software para cabañas que cubre todo eso: grilla por cabaña y fecha, seña y saldo con recibos, link de Mercado Pago en pesos, rol de limpieza y extras con stock. No tiene motor de reservas ni channel manager, y lo decimos en la misma página.
Administrar un complejo de cabañas
Depende de la cantidad de cabañas y de cuántos recambios hay por día. Lo mínimo es alguien a cargo de reservas y huéspedes y alguien a cargo de la limpieza; en temporada alta, la limpieza suele ser lo primero que hay que reforzar.
Entre el 30% y el 50% del total es lo más común, con más exigencia en temporada alta y fines de semana largos. Escribí la política de cancelación y mandala junto con el pedido de seña.
Muchos complejos usan entrada a la tarde y salida a media mañana, por ejemplo de las 15 a las 10, para tener tiempo de limpiar. Lo importante es que el horario deje margen para el recambio de todas las cabañas del día.
Anotá cada consulta en el momento y en un solo lugar, que confirme una sola persona, y separá lo provisorio de lo señado. Un sistema de reservas rechaza la segunda reserva en la misma cabaña; una planilla puede avisarte con una fórmula.
Traen huéspedes nuevos, pero cobran comisión y obligan a mantener la disponibilidad al día en todos lados. Si vendés por varias plataformas a la vez, vas a necesitar un channel manager para no duplicar reservas.
Si vendés sobre todo por plataformas, uno con channel manager. Si vendés directo y lo difícil es la seña, la limpieza y los extras, un software de operación como Malvavisco. Para empezar sin costo, una planilla de reservas.
