Una planilla para cabañas que avisa cuando dos reservas se superponen.
Esta planilla de reservas gratis tiene tres hojas: la lista de reservas con seña y saldo, una grilla de cabaña por fecha que se llena sola y la ocupación de cada mes. Descárgala en Excel, ábrela en Google Sheets si prefieres, y empieza a usarla hoy.
Qué trae la planilla
Gratis y sin registrarte. Usa solo funciones estándar (CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAPRODUCTO, INDICE, FECHA.MES) que existen en Excel, Google Sheets y LibreOffice, sin macros.
Descargas
- Planilla de reservas para cabañas en Excel (.xlsx): las hojas Reservas, Grilla y Ocupación con sus fórmulas, más una hoja con instrucciones.
- Hoja de reservas en CSV: solo la lista, separada por punto y coma para que Excel configurado con coma decimal la abra en columnas.
- Google Sheets: abre una hoja nueva, ve a Archivo > Importar > Subir y elige el archivo .xlsx.
Trae siete reservas de ejemplo de enero de 2027 con nombres e importes inventados, para que veas cómo se llena la grilla. Bórralas cuando empieces.
Hoja Reservas
Una fila por reserva. Las columnas sombreadas se calculan solas y la fila cambia de color según el estado.
| Columna | Qué va | Ejemplo |
|---|---|---|
| Huésped | Nombre de quien reserva | Familia Gómez |
| Cabaña | Elegida de una lista | Cabaña 1 |
| Llegada y Salida | Fechas; la salida es el día que se van | 02/01/2027 y 09/01/2027 |
| Noches | Fórmula: salida menos llegada | 7 |
| Personas | Cuántos duermen | 4 |
| Origen | WhatsApp, Booking, Airbnb, Repite… | |
| Moneda | ARS o USD | ARS |
| Total y Seña | Importes de la reserva | 1.400.000 y 420.000 |
| Saldo | Fórmula: total menos seña | 980.000 |
| Estado | Consulta, Señada, Pagada o Cancelada | Señada |
| Control | Fórmula: avisa SUPERPUESTA | vacío si está todo bien |
Hoja Grilla
Cabañas en filas y los días del mes en columnas. Cada celda busca en Reservas quién ocupa esa cabaña esa noche y muestra su nombre; si hay dos reservas, muestra DOBLE en rojo. El mes se cambia con la fecha de la celda B2, y la fila de abajo cuenta cuántas cabañas están ocupadas cada noche. Está lista para imprimir en A4 apaisado.
Hoja Ocupación
Noches ocupadas y porcentaje de ocupación por cabaña y por mes durante doce meses, con el total del complejo. Abajo, el total reservado, la seña cobrada y el saldo pendiente, con pesos y dólares por separado.
Cómo usarla sin dobles reservas
- 01
Escribe tus cabañas una sola vez
En la hoja Grilla, columna A, pon el nombre de cada cabaña (hasta 10). Así aparecen en la lista de la hoja Reservas y nadie escribe la misma cabaña de dos maneras.
- 02
Carga la consulta apenas llega
Una fila con estado Consulta, aunque todavía no haya seña. Una cabaña prometida por WhatsApp y no anotada es la causa más común de una doble reserva.
- 03
Mira la columna Control
Si dice SUPERPUESTA, otra reserva activa ocupa esa cabaña en esas noches. Resuélvelo antes de confirmar nada.
- 04
Cambia el estado cuando entra el dinero
Anota la seña y pasa a Señada; con el pago total, a Pagada. La fila cambia de color sola: amarillo, verde claro, verde.
- 05
Cancela, no borres
Si la reserva se cae, ponle Cancelada. Deja de contar en la grilla y en la ocupación, y la fila queda como historial.
- 06
Que cargue una sola persona
Decide quién carga reservas. Si usan Google Sheets entre varios, comparte con permiso de lectura a quien solo tiene que mirar, por ejemplo quien limpia.
La planilla en cuaderno, para una recepción sin computadora
Si en la recepción no hay computadora, el mismo sistema funciona en un cuaderno. Lo importante es separar la grilla de la lista, igual que en la planilla.
- Una doble página por mes. Cabañas en filas y días en columnas. Puedes imprimir la hoja Grilla vacía (está preparada para A4 apaisado) y pegarla, o trazarla a mano.
- Lápiz para las consultas, tinta para las señadas. Una consulta se escribe en lápiz; cuando entra la seña, se repasa en tinta. Así se ve de un vistazo qué está firme.
- Una línea por reserva al final del cuaderno. Fecha de la consulta, huésped, teléfono, cabaña, llegada, salida, total, seña con fecha y forma de pago, y saldo. Es la hoja Reservas en papel.
- Las cancelaciones se tachan, no se borran. Una línea encima y el motivo al costado.
- Cierre de mes. Cuenta las noches ocupadas de cada cabaña y divide por los días del mes: esa es la ocupación. Suma pesos y dólares en columnas distintas.
El cuaderno tiene un límite claro: solo lo ve quien lo tiene en la mano.
Dónde se rompe una planilla
Una planilla bien hecha alcanza para un complejo chico. Estos son los puntos donde empieza a fallar.
| Problema | Qué pasa en la planilla | Qué hace un software de reservas |
|---|---|---|
| Dos personas cargando | En Excel, cada una tiene su copia. En Google Sheets editan a la vez, pero nada impide que dos carguen la misma cabaña: la columna Control avisa después, no antes. | Rechaza la segunda reserva en el momento. |
| Señas que nadie reclama | La planilla no avisa que una seña venció. | Recordatorios por correo cuando vence la seña o el saldo. |
| Pesos y dólares | Es fácil sumar una columna con las dos monedas. | Cada reserva en una moneda e informes separados. |
| Limpieza | Quien limpia necesita que alguien le pase la lista. | Un rol de limpieza que ve sus cabañas y marca su estado. |
| Extras | La leña y la proveeduría van en otra hoja, o en ninguna. | Se cargan a la cuenta de la cabaña, con stock. |
| Historial | En un Excel local no queda quién cambió qué. | Un registro de cada cambio en la reserva. |
Google Sheets guarda un historial de versiones, lo que ayuda con el último punto.
Cuándo pasar a un sistema
Cuando la planilla te hace perder una reserva por temporada, cuando hay más de una persona cargando o cuando la seña y los extras ya no entran en la misma hoja, es momento de mirar un software para cabañas.
Malvavisco es uno: grilla por cabaña y fecha, seña y saldo con recibos, link de Mercado Pago en pesos, limpieza y extras con stock. Lo explicamos en software para cabañas, junto con lo que todavía no hace.
Una aclaración: Malvavisco no importa planillas por su cuenta. Si te pasas, nos mandas esta planilla y nuestro equipo carga las cabañas, las tarifas y las reservas futuras gratis; conviene hacerlo antes de la temporada alta. Mientras tanto, mira cómo cobrar la seña con Mercado Pago y cómo administrar un complejo de cabañas.
Planillas y calendarios de reservas
Pon las cabañas en filas y los días en columnas, y en cada celda una fórmula que busque en la lista de reservas si esa cabaña está ocupada esa noche: llegada menor o igual al día y salida mayor al día. Así el calendario se llena solo. La planilla de esta página ya lo trae armado.
Divide las noches ocupadas por las noches disponibles. Con 4 cabañas en enero hay 124 noches disponibles (4 por 31); si ocupaste 93, la ocupación fue del 75%. La hoja Ocupación lo calcula por cabaña y por mes.
Sí. Importa el archivo .xlsx desde Archivo > Importar > Subir y las fórmulas, las listas desplegables y los colores siguen funcionando.
Porque Excel configurado para países que usan la coma decimal, como Argentina o España, espera punto y coma entre columnas. Google Sheets detecta el separador solo.
No por tu cuenta: Malvavisco no tiene importación de planillas. Pero si te pasas, la migración la hacemos nosotros, gratis: nos mandas la planilla y nuestro equipo carga las cabañas, las tarifas, las reservas futuras con sus señas y tu lista de huéspedes. Mira cómo funciona la migración gratis.
Entre el 30% y el 50% del total es lo más común en cabañas, con más exigencia en temporada alta. Lo importante es escribir la política de cancelación y mandarla junto con el pedido de seña.
